Trong công việc hàng ngày, chúng ta luôn gặp phải các vướng mắc cần giải quyết, nhưng không biết phải bắt đầu tiếp cận với vấn đề này như thế nào, hãy cùng tôi chia sẻ cách sử dụng nguyên lý đặt câu hỏi 5W1H để cùng đơn giản hóa các vấn đề nhé.

Để bắt đầu giải quyết một vấn đề nào đó, chúng ta thường lúng túng vì không biết phải bắt đầu như thế nào, tiến hành ra làm sao, tại sao chúng ta phải làm điều này, nó có ích lợi gì hay không, …?

Tôi cũng vậy, có khi nháp hết cả một trang giấy, uống vài cốc café rồi vẫn chưa biết phải bắt đầu từ đâu. Cho đến một lần, đọc một văn bản quy định mới của Tập đoàn, tôi thấy trong văn bản có phần đặt ra các câu hỏi WHAT, WHERE, WHEN, WHY, HOW, WHO. Đọc trả lời cho các câu hỏi này, tôi thấy vấn đề được nhận diện rất nhanh. Tò mò, tôi copy 6 câu hỏi trên và paste vào google, tôi đã tìm thấy nguyên lý đặt câu hỏi 5W + 1H.

Thì ra nguyên lý này có từ lâu rồi nhưng với kẻ lười tìm hiểu kỹ năng giải quyết vấn đề như tôi nó lại như mới. Tôi thử áp dụng vào một vài vấn đề gần đây mà mình được giao, kết quả có vẻ khả thi, vấn đề được nhận diện nhanh hơn tôi tưởng tượng và khi mang các câu trả lời cho 6 câu hỏi trên đi trình bày với lãnh đạo và các đồng nghiệp, mọi người cũng dễ nắm bắt hơn, dễ dàng cho tôi lời khuyên và giải pháp để giải quyết vấn đề.

Mô tả 5W + 1H:

WHAT? (Cái gì?)

• Cái đó là gì?
• Nó đề cập đến vấn đề gì?
• Kế tiếp sự kiện này, thì cái gì khác xảy ra? (What else)

Ví dụ:

• Cuốn sách này trình bày vấn đề gì?
• Bài học này trình bày vấn đề gì?
• E-learning là gì?
• Những câu hỏi phụ của vấn đề này là gì?…

WHERE (Ở đâu?)

• Vấn đề trình bày tại đâu ? nằm trong lĩnh vực nào?

Ví dụ:

• Sự kiện này xảy ra ở địa điểm nào?
• Vấn đề này còn liên quan đến các lĩnh vực nào khác?
• Bài báo này đăng trên tạp chí nào?
• Bài thuyết trình này sẽ được trình bày trong nhóm hay trước lớp?…

WHEN (Khi nào?)

• Thời gian xảy ra sự kiện là khi nào ? Đã từng xuất hiện chưa ?
  Ví dụ:
• Sự kiện này xảy ra khi nào?
• Khái niệm này bắt đầu xuất hiện khi nào?
• Khi nào thì mình sẽ trình bày bài thuyết trình này?
• Các bước nghiên cứu (đề tài tốt nghiệp, luận văn, tiểu luận, …) sẽ được thực hiện theo thời gian nào, hoặc phải kết thúc từng bước khi nào?…

WHY (Tại sao?)

• Mục đích của việc làm này là gì ? Tại sao phải làm ?
• Tại sao lại không như mong muốn ? (Why not) Ví dụ: – Tại sao phải nghiên cứu vấn đề này? – Tại sao tác giả cuốn sách lại lựa chọn cách sắp xếp như thế này? – Tại sao thí nghiệm này không diễn ra đúng như dự kiến? (Why not) – Tại sao cuộc khởi nghĩa này nổ ra? Tại sao nó thất bại? – Tại sao hồi nhỏ mình học trong trường thuộc loại khá giỏi mà bây giờ vẫn luôn chật vật về kinh tế?… HOW (Như thế nào?)
• Vấn đề này sẽ được chuẩn bị giải quyết như thế nào ?
• Định lượng các khoản chi phí ? (How much, how many) Ví dụ: – Chiếc máy này hoạt động như thế nào? – Công việc này nên bắt đầu như thế nào? – Dự án này sẽ tiêu tốn bao nhiêu? (How much) – Các sự kiện và nhân vật trong cuốn tiểu thuyết này được kết nối như thế nào? – Sự kiện lịch sự này đã làm đối phương thiệt hại bao nhiêu quân trang, vũ khí và người? (How many) – Phong cách của bài báo sắp tới nên như thế nào? WHO (Ai?)
• Ai sẽ là người tham gia thực hiện giải quyết vấn đề ?
• Ai sẽ là người quyết định kết quả ?
• Ai sẽ là tác nhân phụ ? Ví dụ: – Ai đã nghiên cứu vấn đề này? – Ai phụ trách dự án này? – Bài trình bày sắp tới dành cho đối tượng nào? – Khi mình gặp khó khăn trong ứng dụng ICT, mình sẽ hỏi ai? – Ai sẽ hưởng lợi khi dự án này được tiến hành? Còn ai khác không? (Who else) – Ai là tác giả của cuốn sách đang làm dư luận xôn xao? – Chính sách này của nhà nước hướng đến đối tượng nào?

Ứng dụng 5W1H

Bộ câu hỏi 5W1H thoạt nhìn rất đơn giản nhưng lại tỏ ra rất hiệu quả nếu chúng ta sử dụng nó đúng đắn, khéo léo và thông minh. Khi đã có đủ câu trả lời cho cả 6 câu hỏi rồi, vậy làm cách làm để trình bày 6 câu hỏi trên một cách ngắn gọn và nhanh chóng ? Mỗi người sẽ có cách trình bày riêng theo thói quen của mình, tôi chọn cách sử dụng sơ đồ tư duy (MindMap) để trình bày.