Người Nhật nổi tiếng khắp thế giới về phong cách làm việc, thứ đã tạo nên nguồn lực cực kỳ mạnh mẽ cho đất nước họ. Họ tận dụng thời gian phải nói là tốt nhất thế giới. Tại sao họ làm được vậy, hãy cùng tôi đến với một bộ sách rất tuyệt vời của tác giả Takashi Ishi.
Những đầu sách bán chạy số 1 của năm tại Nhật Bản của tác giả Takashi Ishii
Trong phim hành động Âu – Mỹ, một phút của nhân vật chính được các đạo diễn kéo dài kha khá thời gian đủ để nhân vật chính có thể gỡ một quả bom, giải cứu thế giới hay cứu được một cô nàng “nóng bỏng”. Ngoài đời thực, một phút với chúng ta lại khá ngắn ngủi, chỉ đủ cho chúng ta lên thang máy, bấm một cái từ tầng 1 đến tầng 21 hoặc đi bộ được khoảng 3 tầng nhà. Nhưng người Nhật có những bí quyết để tận dụng tối đa từng block 1 phút để phát huy hết năng lực của bản thân để làm những việc quan trọng. Bộ sách 5 cuốn trên chứa đựng những cách thức mà tác giả Takashi Ishii muốn gửi gắm đến người đọc cách sử dụng tốt từng phút trong cuộc đời để công việc, mối quan hệ xã hội trở lên tốt hơn.
Khi mang bộ sách về nhà, tôi chọn cho mình cuốn sách đầu tiên để đọc “Nghệ Thuật Ghi Chép Trong 1 Phút”. Thời đại công nghệ số, việc ghi chép đã có vô vàn phần mềm - ứng dụng hỗ trợ thực hiện trực tiếp trên điện thoại di động, trên tablet nhưng việc ghi chép những nội dung quan trọng vào sổ tay chắc chắn vẫn không bao giờ bị thay thế vì không phải lúc nào chúng ta cũng được mang những thiết bị công nghệ vào lớp học hoặc vào phòng họp. Với những kỹ sư như tôi, ngoài việc ghi chép những nội dung buổi họp truyền thông, cuốn sổ còn là nơi tôi ghi lại những “bí kíp”, những câu lệnh, những bài học kinh nghiệm từ các đàn anh… Với mong muốn sẽ cải thiện được khả năng ghi chép của mình để ứng dụng trong công việc, cuốn sách nhỏ 190 trang đã gợi ý cho tôi rất nhiều cách làm hay.
Mở đầu cuốn sách, để nâng tầm quan trọng cho việc ghi chép, tác giả đưa ra một ví dụ về sự thành công trong việc ghi chép đó là Thomas Edison với tài sản là 3700 cuốn sổ ghi chép. Tại sao Edison lại “chịu khó” ghi chép như vậy ? Bởi vì ông tôn kính và học theo cách làm của một nhân vật là Leonardo da Vinci, một thiên tài mà chỉ với những cuốn sổ ghi chép ông ấy để lại đã khiến nhân loại sau này phát triển được rất nhiều về khoa học và công nghệ. Ghi chép nhiều nhưng có cách nào để mở ra là hiểu được ngay những gì mình đã ghi, đó chính là “nghệ thuật” mà tác giả muốn hướng đến giống như cách mà Leonardo da Vinci đã ghi chép trong “The Vitruvian Man” cách đây hàng trăm năm.
The Vitruvian Man - ghi chép “dễ nhìn, dễ hiểu” của một thiên tài
Đây cũng là mục tiêu mà tác giả Takashi Ishii muốn hướng đến trong cuốn sách này: “Hãy tạo ra những cuốn sổ mà sau này bạn chỉ mất 1 giây khi xem lại mỗi trang! Làm như vậy, bạn xem lại 60 trang chỉ mất đúng 1 phút”.
Thật tuyệt vời nếu khi xem một thông tin nào đó đã được chúng ta ghi chú lại, chúng ta chỉ một phút để hiểu và nhớ mình đã viết những gì. Để chứng minh tính đúng đắn của của việc ghi chép “chuẩn” của cuốn sách, phần lớn nội dung chính của cuốn sách được tác giả gói gọn lại trong 7 trang giấy.
**Trang 1: Cuốn Vở được viết thật thoáng với nét chữ thật to ** Nhiều người nghĩ rằng viết chữ nhỏ cho tiết kiệm giấy nhưng ác mộng sẽ đến với họ khi muốn đọc lại những trang giấy do chính mình viết ra, làm thế nào để nhanh chóng tìm được đúng nội dung mà mình đã muốn ghi lại. Chữ to chắc chắn sẽ dễ nhìn hơn là những chữ nhỏ xíu đúng không ?
Trang 2: Vở viết cách dòng
Chúng ta thường có thói quen viết kín từng dòng rồi viết kín dòng tiếp theo, nhưng tác giả Takashi lại đưa ra một cách viết…vô cùng tốn giấy đó là…cứ viết một dòng lại để cách ra một dòng. Dòng cách ra chính là dòng để chúng ta có thể sửa chữa nếu ghi sai, bổ sung một ý nào đó liên quan hoặc ghi bổ sung một hành động, kế hoạch cho dòng bên trên (nên ghi bằng một màu mực khác để dễ nhận biết).
Trang 3: Vở ghi chép chỉ cần mình bạn hiểu
Vở ghi chép của bạn lưu lại những gì là của bạn vì vậy bạn có thể tự đặt ra những quy ước viết tắt mà chỉ mình bạn hiểu và thỏa sức dùng nó trong cuốn vở của mình. Nếu lỡ có ai nhìn vào sổ ghi chép của bạn, họ không hiểu bạn đang viết gì, điều đó cũng khá thú vị đấy chứ.
Trang 4: Ghi chép ở trang bên phải của cuốn sổ gáy còng
Trong cuốn sách này, tác giả có đề nghị mọi người sử dụng sổ gáy còng. Sổ gáy còng là loại sổ có ngăn gài ở tờ bìa đầu tiên, giúp người dùng có thể đặt các tờ ghi chú, lịch làm việc. Phần lõi giữ giấy là các miếng sắt tròn giúp mang lại nhiều tiện ích hơn khi sử dụng như có thể dịch chuyển vị trí các trang giấy, khi dùng hết có thể thay ruột dễ dàng hơn. Về mặt thẩm mỹ, sổ còng sang trọng hơn sổ lò xo, tạo cho người dùng cảm giác cao cấp, sang trọng và lịch sự, tự tin hơn trong công việc.
Một lần nữa tác giả lại bảo chúng ta một cách làm khá tốn giấy khi chỉ viết ở mặt phải cuốn vở mà không viết ở mặt trái. Lý do là nhiều lúc chúng ta sẽ cần di chuyển một đoạn ghi chú nào đó sang một tờ khác, cách làm nhanh nhất là cắt mang sang tờ mới để dán vào vị trí cần thiết. Nếu ghi ở cả hai mặt thì khi chúng ta cắt đi, phần mặt sau sẽ bị khuyết một đoạn nội dung.
Trên lý thuyết, mặt bên trái sẽ bỏ trống nhưng thực ra không phải vậy, chúng ta có thể tận dụng nó khi phát triển và mở rộng các ý tưởng, nội dung đã ghi ở mặt bên phải.
Nếu phải cân nhắc tiện dụng trong vở ghi chú và việc tiêu tốn giấy viết, chắc hẳn tôi và các bạn đều chọn cách đầu tiên.
Trang 5: Kẻ lề trái và lề phải cho trang bên phải của cuốn vở
Khi xem đến trang 5, chắc hẳn các bạn sẽ thốt lên “lại thêm một cách để tốn giấy”. Đúng vậy, tác giả lại đưa ra một yêu cầu cho chúng ta là kẻ lề cho trang bên phải của cuốn vở. Chia trang này ra làm 3 phần. Phần 1 dùng để ghi các chỉ mục, phân loại. Phần 2 dùng để ghi nội dung chính. Phần 3 dùng để ghi những kế hoạch hành động (khi nào bắt đầu, đã kết thúc chưa,….).
Trang 6: Sổ ghi chép mang theo dùng kế tiếp nhau
Nếu bạn dùng hết một cuốn sổ mà không mua được lõi để thay thế hoặc gắn vào tiếp theo của cuốn sổ, bạn bắt buộc phải mua cuốn sổ mới, trong một số ngày bạn sẽ đi họp với 2 cuốn sổ ? Quá cồng kềnh phải không ?
Hãy tháo rời hoặc cắt khoảng 10 trang cuối hoặc những trang quan trọng trong cuốn sổ cũ để dán lại vào sổ mới. Dòng thông tin của bạn vẫn sẽ thông suốt và liên tục.
Trang 7: Tập hợp file hồ sơ theo 4 màu
Màu sắc là những thứ kích thích bán cầu não phải hoạt động. Để ghi nhớ được tốt hơn, tác giả đề nghị chúng ta học cách đánh dấu thông tin bằng màu sắc theo thứ tự ưu tiên: Màu đỏ à màu lục à màu vàng à màu lam.
Nếu trong cùng một trang sách, có thể dùng bút phủ màu để đánh dấu chúng.
Nếu nhiều trang giấy, ta có thể dùng “miếng đánh dấu nhiều màu” để đánh dấu những trang giấy theo thứ tự chứa đựng thông tin quan trọng hơn. Hoặc có thể dùng tờ giấy màu ngăn cách cuốn sổ thành các phần khác nhau tương ứng với mức độ quan trọng.
Cẩn thận hơn, chúng ta có thể cất từng tờ giấy theo mức độ quan trọng vào những chiếc kẹp file với các màu khác nhau.
Ngoài 7 trang giấy trên, tác giả còn nhiều thông tin khác muốn truyền đạt cho người dùng để phát huy hết các chức năng của việc ghi chép như: Sổ chính (A4) – sổ phụ (A5); cách bắt keyword khi nghe giảng bài, khi hội họp; cách dùng sổ ghi chép để lập kế hoạch; cách dùng các sticker để tăng hứng thú; cách học thuộc lòng nhanh với những thông tin đã được ghi chú lại… Các thông tin này các bạn có thể tìm đọc chi tiết trong cuốn sách.
Tôi hy vọng với những chia sẻ của mình về cuốn sách “Nghệ thuật ghi chép trong một phút”, có thể chưa cần đọc cuốn sách cũng có thể giúp các bạn định hình được một số việc cần làm để thay đổi phong cách ghi chép hàng ngày. Còn bốn cuốn sách nữa trong bộ sách, khi nào đọc xong và có thời gian rảnh tôi sẽ tiếp tục gửi đến những điều thú vị mà cuốn sách mang lại đến các bạn.